Kepegawaian

Pengertian Manajemen dan Manajemen Kepegawaian

A.   Manajemen Kepegawaian

Untuk memperluas pengertian manajemen, dapat diperhatikan beberapa pendapat para ahli yang diharapkan dapat diperoleh pandangan yang jelas tentang pengertian manajemen. Arti manajemen secara etimologi berasal dari kata “to manage” yang diberi arti to direct and control (membimbing dan mengawasi), to treat with care (memperlakukan dengan seksama), to carry on bussioness or affair (mengurus perniagaan atau urusan-urusan atau persoalan-persoalan), to achieve one’s purpose (mencapai tujuan tertentu). Dengan kata lain manajemen disini adalah berbicara tentang pencapaian tujuan dari pada suatu usaha baik niaga, pemerintahan atau urusan-urusan lain secara seksama disertai pembimbingan dan pengawasan (Sukarna, 2007 : 1).

Manajemen adalah proses dari memimpin, membimbing dan memberikan fasilitas dari usaha-usaha orang lain yang terorganisir di dalam organisasi-organisasi formal guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan (A.W. Widjaja, M. Arsyik Hawab, 2001 : 47). Adapun pengertian istilah manajemen menurut para ahli adalah sebagai berikut :

a.              Menurut George R. Terry

Manajemen adalah pencapaian tujuan yang ditetapkan terlebih dahulu dengan mempergunakan kegiatan orang lain (M. Manullang, 2008 : 6).

b.             Oey Liang Lie

Manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian pengarahan, pengkoordinasian dan pengontrol dari “human and natural resources” (terutama human resources untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu) (Domi C. Matutina, dkk, 2010 : 1).

c.              Ahli Ekonomi dan Sosiologi

Manajemen adalah salah satu faktor produksi bersama dengan tanah, tenaga kerja dan modal. Manajemen adalah suatu sistem klas dan status. Perkembangan didalam kompleksitas hubungan dalam masyarakat modern menurut para manajer menjadi kelompok elit pemikir dan pendidikan (Joseph L. Massie, 2008 : 5).

B.     Pengertian Manajemen Kepegawaian

Manajemen Kepegawaian memegang peranan yang sangat penting dalam kegiatan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan. Dalam hal ini kegiatan Manajemen Kepegawaian meliputi perencaan, pengelolaan dan pengawasan Pegawai Negeri Sipil, sehingga mereka dapat menjalankan tugasnya secara efektif dan efisien.

Manajemen kepegawaian lazim disebut personel management atau tata personalia atau pembinaan, sebab walaupun istilah-istilah tersebut nampaknya berbeda namun pengertiannya sama. M. Manullang mendefinisikan mengenai pengertian manajemen kepegawaian dalam bukunya yang berjudul “Dasar-Dasar Manajemen”, bahwa manajemen kepegawaian (personnel management) adalah seni dan ilmu perencanaan, pelaksanaan dan pengontrolan tenaga kerja untuk tercapainya tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu dengan adanya kepuasan hati pada diri para pegawai”. (Manullang, 2008:11).

Sedangkan tugas Manajemen Kepegawaian menurut Musanef (2002 : 14) adalah Untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang secara garis besar telah ditentukan oleh administrator dengan menitikberatkan pada usaha-usaha :

a.              Mendapatkan pegawai yang cakap sesuai dengan kebutuhan organisasi

b.             Menggerakkan pegawai untuk tercapainya tujuan organisasi.

c.              Memelihara dan mengembangkan kecepatan serta kemampuan pegawai untuk mendapatkan prestasi kerja yang sebaik-baiknya.

Lebih lanjut Handoko (2000 : 24) menjelaskan bahwa “Manajemen Kepegawaian adalah penarikan, seleksi, pengembangan, pemeliharaan dan pembinaan sumber daya manusia untuk mencapai tujuan baik tujuan-tujuan individu maupun organisasi”. 

Dari beberapa definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa manajemen kepegawaian adalah segala aktivitas yang berkenaan dengan pemberdayaan sumber daya pegawai dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.Selanjutnya dengan adanya menajemen kepegawaian yang diselenggarakan oleh Bagian Kepegawaian, pemberdayaan Pegawai Negeri Sipil secara efektif dan efisien dapat terwujud dan mampu menghasilkan pegawai dalam kualitas dan kuantitas yang dapat dipertanggungjawabkan. Berkaitan dengan hal tersebut maka manajemen kepegawaian yang dalam pelaksanaannya harus dipenuhi syarat-syarat sebagau suatu ciri yang seharusnya ada dalam melaksanakan aktivitas-aktivitas bidang kepegawaian sebagai berikut :

a.       Pelaksanaan manajemen kepegawaian harus dilandasi suatu manajemen yang berdasarkan ilmiah, yaitu mengandung unsur-unsur manajemen dalam pelaksanaannya.

b.      Pembinaan pegawai diarahkan ke produktifitas kerja yang dapat menimbulkan efektifitas dan efisiensi kerja.

c.       Pembinaan efektifitas dan efisiensi kerja ke arah pengaturan dan pengusahaan secara maksimal dilakukan dengan jalan memberikan pendidikan dan latihan kerja.  Hal ini dilakukan baik pada permulaan maupun dalam rangka tugasnya untuk pemupukan dan perkembangan technical skill dan mangerial skill untuk mewujudkan mental equipment rasa kesatuan dan keutuhan. Dimana perlu diadakan pembinaan kesejahteraan sosial para pegawai dan keluarga serta jaminan keamanan bekerja dengan baik selama bekerja maupun sebelumnya.

d.      Penempatan pegawai berdasarkan prinsip ‘The right man on the right place’. Dengan adanya prinsip tersebut diharapkan Bagian Kepegawaian dapat menciptakan suasana kerja yang mendukung bagi para pegawai untuk mengembangkan kemampuan mereka.

e.       Pengambilan tindakan disiplin terhadap pegawai yang tidak menjalankan tugasnya sebagaiamana mestinya, sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.

f.       Bagi masing-masing pegawai diusahakan adanya pemeliharaan kesehatan fisik dan mental.

g.      Menciptakan dan memelihara hubungan yang baik antara atasan dan bawahan, maupun antara para pegawai di lingkungan unit kerja mereka.
( Musanef, 2002 : 14 ).

Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa tujuan manajemen kepegawaian adalah :

a.       Memanfaatkan secara optimal sumber tenaga pegawai dalam organisasi dengan penempatan pegawai yang layak dan menjamin kerja yang efektif.

b.      Kesemuanya mencakup kerjasama dengan mempertimbangkan hubungan antar manusia dan kebutuhan perorangan serta kelompok, sehingga setiap pegawai terdorong untuk memberikan sumbangan yang terbaik bagi efektifnya pelaksanaan pekerjaan.

KEGIATAN MANAJEMEN KEPEGAWAIAN

Dalam pengenalan manajemen kepegawaian Poniran (2011) menjelaskan bahwa manajemen kepegawaian terdapat beberapa kegiatan atau lingkup prosesnya, yaitu :

1.      Perencanaan

Perencanaan adalah suatu kegiatan yang dilaksanakan untuk menyusun dan menetapkan formasi PNS[2]. Sedang pada literatur lain mengatakan bahwa perencanaan PNS dapat dilihat dari tiga sisi[3], yaitu :

·         Suatu proses yang sistematis untuk memprediksi kondisi jumlah PNS, jenis keahlian dan kompetensi yang diinginkan di masa depan.

·         Menjamin tersedianya SDM dalam jumlah tertentu serta kualifikasi dan kompetensinya.

·         The right people in the right jobs at the right time.

2.      Pengadaan

Sesuai dengan PP Nomor 98/2000 jo PP No. 11/2002, yang dimaksud dengan pengadaan adalah “kegiatan untuk mengisi formasi yang lowong yang dilakukan mulai dari perencanaan, pengumuman, pelamaran, penyaringan, pengangkatan CPNS s/d pengangkatan menjadi PNS.”[4] Kegiatan pengadaan tentunya harus benar-benar dianalisis dengan baik sebelum dilakukan sehingga seluruh proses dalam pengadaan tidak mengalami masalah yang signifikan dan diharapkan dengan melakukan pengadaan bisa memenuhi kebutuhan PNS disetiap sektor yang dibutuhkan. Namun, dalam pengadaan juga harus melihat dari prencanaan sebelumnya, karena bisa dilihat berapa jumlah yang diinginkan dan dibutuhkan.

3.      Pengembangan kualitas

Tahap ini dilakukan dengan pemberian pelatihan dan pendidikan pada PNS. Hal ini dilakukan guna menunjang dan meningkatkan kredibilitas para PNS dalam bekerja melayani masyarakat. Hal tersebut, sesuai dengan PP 101 tahun 2000, bahwa kegiatan pendidikan dan pelatihan dilakukan guna meningkatkan keahlian konseptual, teoritis, dan moral. Kemudian, bertujuan akhir untuk peningkatan teknis ketrampilan pekerjaan. Dalam kasus ini, dibedakan dua pelatihan. Pertama adalah diklat formal, yakni diklat untuk melatih ketrampilan pengetahuan PNS mengenai persoalan teknis yang memang menjadi cabang ilmu yang digeluti PNS tersebut. lalu yang kedua adalah diklat jabatan, sisi ini lebih mengembangkan kemampuan konseptual dalam berstruktur organisasi yang baik.

4.      Penempatan

Aspek penempatan ini merupakan salah satu aspek kunci untuk menunjang keberhasilan kinerja organisasi pemerintahan, karena dalam aspek ini ketepatan pemerintah untuk menempatkan SDM menjadi salah satu hal yang cukup fatal untuk keberlanjutan suatu organisasi.

Sesuai dengan penjelasan oleh Poniran[5] bahwa dalam PP No 41 tahun 2007 tentang Perangkat Daerah, Penempatan  PNS (JST, JFT, JFU) sesuai kebutuhan diperangkat daerah tersebut serta latar belakang atau keahlian yang dimiliki. Pemanfaatan Assessment Center dalam penempatan Jabatan Struktural. Kegiatan penempatan tentunya juga mesti diperhatikan dengan cermat, karena sesuai dengan perencanaan maka haruslah dengan cermat melihat kompetensi para PNS, dimana penempatan yang sesuai dengan kemampuan yang dimiliki oleh setiap PNS. Penempatan PNS yang tepat atau sesuai dengan kemampuannya tentu memberikan nilai tambah untuk kualitas pelayanan birokrat terhadap masyarakat.

5.      Promosi

Promosi jabatan diselenggarakan untuk menghargai pengorbanan dan pengabdian PNS selama ia bekerja. Tetapi, perlu digaris bawahi promosi jabatanbukan suatu hak melainkan lebih pada penghargaan (sesuai dengan PP Nomor 99/2000 jo PP No. 12/2002 ). Promosi jabatan terbagi menjadi tiga jenis. Pertama adalah pengangkatan reguler, yakni pengangkatan yang diperoleh seseorang karena telah menduduki persyaratan untuk menduduki posisi tersebut. Contohnya, pengangkatan PNS karena tingkat pendidikannya meningkat misal dari S1 menjadi S2, dan itu otomatis akan mengangkat pangkat PNS tersebut. Kedua pengangkatan pilihan, yakni kenaikan pangkat yang diperoleh PNS berkat kerja kerasnya dan memperoleh penghargaan berupa kenaikan pangkat. Terakhir, adalah kenaikan pangkat dikarenakan sebab-sebab tertentu yang memang sudah sepantasnya PNS mendapat kenaikan pangkat.

Ketiga jenis pengangkatan tersebut, dimasukan pada dua model pengangkatan jabatan. Pertama model struktural[6], yakni model pengangkatan jabatan karena struktur kewenangan. Artinya, model ini berbicara mengenai sistem struktur yang dipakai dan menitik beratkan pada skill dan pengalaman. Selanjutnya model fungsional[7], model ini tidak didasari oleh struktur tetapi lebih pada keahlian dan ketrampilan atau lebih pada aspek pendidikan PNS dalam bekerja. Namun demikian, perlu diwaspadai bahwa jangan sampai ada tindak tumpang tindih kepentingan antara struktural dan fungsional. hal tersebut dikhawatirkan akan mengakibatkan suatu ketidak harmonisan antar elemen karena adanya ketimpangan dalam pengangkatan jabatan. Maka dari itu, perlunya standarisasi dalam pengangkatan jabatan.

6.      Penggajian

“Sesuai dengan PP Nomor 7 Th. 1977 jo PP 8/2009”[8]

• Gaji bersifat hak pegawai dan merupakan balas jasa atas hasil kerja, maka gaji PNS ditetapkan berdasarkan atas pekerjaan dan besarnya tanggung jawab serta tidak melupakan aspek “kelayakan” untuk hidup.
• Pemerintah telah menetapkan sistem penggajian dalam sistem skala gabungan, yaitu gabungan dari dua golongan sistem, sistem skala tunggal dan sistem skala ganda.
• Sistem skala tunggal adalah suatu sistem penggajian dengan memberikan gaji yang sama kepada pegawai yang berpangkat sama dengan tidak atau kurang memperhatikan sifat pekerjaan dan berat tanggung jawab yang harus dipikul,
• Sistem skala ganda adalah sistem penggajian berdasarkan sifat pekerjaan dan beratnya tanggungjawab yang dipikul dalam melaksanakan tugas.
• Untuk Kenaikannya : Kenaikan Gaji Berkala (2 tahun),  Kenaikan Gapok apabila ada kebijakan pemerintah untuk kenaikan gaji
•  

7.      Kesejahteraan

Kebuhan manusia antara yang satu dengan yang lain memang sangat berbeda. Oleh karena itu mengukur tingkat kesejahteraan sangat sulit antara satu orang dengan yang lain. Kebutuhan sangat dipengaruhi pada keadaan lingkungan sekitar. Oleh karena itu, program pemerintah untuk menunjang kesejahteraan PNS mengambil jalur pada pendistribusian wewenang pada tiap daerah untuk mengukur kebutuhan yang mereka butuhkan. Contoh tunjangan kesejahteraan, Taspen, ASKES, Taperum Dsb. Perlu diingat kesejahteraan perlu disorot sebagai masalah yang penting, karena permasalah kesejahteraan berjalan beriringan dengan aspek psikis manusia. Jika aspek psikis terganggu maka semua kemampuan yang ia miliki pastinya akan terganggu pula. Oleh karena itu, pemerintah harus memperhatikan kesejahteraan PNS secara cermat.

8.      Pemberhentian

Pemberhentian sebagai Pegawai Negeri Sipil adalah pemberhentian yang menyebabkan yang bersangkutan tidak lagi berkedudukan sebagai Pegawai Negeri Sipil. Jenis-Jenis Pemberhentian Sebagai Pegawai Negeri Sipil. Pemberhentian sebagai Pegawai Negeri Sipil terdiri atas pemberhentian dengan hormat sebagai Pegawai Pegawai Negeri Sipil dan pemberhentian tidak dengan hormat sebagai Pegawai Negeri Sipil.

Pemberhentian sebagai PNS adalah pemberhentian yang mengakibatkan yang bersangkutan kehilangan statusnya sebagai PNS. PNS dapat diberhentikan karena[9] :

a.       Meminta berhenti .

b.      Mencapai batas usia pensiun

c.       Adanya penyederhanaan organisasi

d.      Melakukan pelanggaran/tindak pidana/penyelewengan

e.       Tidak cakap jasmani atau rohani

f.       Meninggalkan tugas secara tidak sah terus menerus dalam waktu 6 bulan

g.      Meninggal dunia atau dinyatakan hilang

8. Lain-lain (Setelah menjalankan cuti di luar tanggungan negara tidak dipekerjakan kembali, dll.).

9.      Pensiun

Berdasar pada PP No 4 Th 1966 tentang Pemberhentian/Pemberhentian Sementara Pegawai Negeri, Peraturan Pemerintah No. 32 Tahun 1979 tentang Pemberhentian PNS, dan Undang-undang Nomor 11 Tahun 1969 tentang Pensiun Pegawai dan Pensiun Janda duda Pegawai. Pensiun adalah hak kepegawaian yang diberikan kepada PNS atau janda/dudanya, atau anak dan orang tua dari PNS yang memenuhi syarat-syarat menurut peraturan perundang-undangan yang berlaku. PNS yang berhak menerima pensiun : PNS yang telah memenuhi usia dan masa kerja pensiu, PNS yang karena jasmani atau rokhani tidak dapat bekerja lagi, PNS yang diberhentikan dengan hormat karena mencapai batas usia pensiun, PNS yang diberhentikan dengan hormat karena adanya penyederhanaan organisasi, PNS yang diberhentikan dengan hormat karena hal-hal lain

mengolah informasi adminitrasi perkantoran

MAKALAH MENGOLAH INFORMASI

ADMINITRASI PERKANTORAN

Tahun 2013/2014

Materi Ini Dibuat Guna Memenuhi Tugas Kopetensi Mengolah Informasi Di SMK Muhammadiyah Tahun Pelajaran 2013/2014

Disusun oleh :

Endang Wahyuningsih   (06)

Noviana Fatma Dewi    (21)

SMK MUHAMMADIYAH KOTA MAGELANG
Jalan Tidar 21 Kota Magelang

2014

DAFTAR ISI

A.   Mengolah Informasi.............................................. 1

B.   Macam-Macam Surat............................................ 10

1.     Surat Dinas........................................................ 10

1)    Surat Tugas.................................................. 10

2)    Surat Perjalanan Dinas................................ 11

3)    Surat Keputusan.......................................... 12

4)    Surat Kuasa.................................................. 13

5)    Surat Undangan........................................... 14

2.     Surat Niaga....................................................... 15

1)    Surat Perkenalan.......................................... 16

2)    Surat Permintaan Penawaran...................... 17

3)    Surat Penawaran.......................................... 18

4)    Surat Pesanan............................................... 19

5)    Surat Pemberitahuan pengiriman barang.. 20

6)    Surat Pengaduan/Claim............................... 21

7)    Surat Penagihan........................................... 22

1.       Mengolah Informasi

A.    Pengumpulan Informasi

Pengumpulan informasi merupakan masalah yang sangat penting dalam pengelolaan informasi dan dokumentasi, dimana informasi ini harus tersedia dalam bentuk fisiknya, (salinan tertulis dan salinan elektronik) dari setiap satuan kerja. Ini sesuai dengan Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 tentang Pelayanan Informasi Publik Pasal 7 ayat (2), PPID bertugas mengkoordinasikan pengumpulan seluruh Informasi Publik secara fisik (dalam bentuksalinan elektronik dan salinan tertulis) dari setiap unit/satuan kerja yang meliputi:

1.      Informasi yang wajib disaediakan dan diumumkan secara berkala

2.      Informasi yang wajib diumumkan secara sertamerta

3.      Informasi yang wajib tersedia setiap saat.

Badan Publik juga harus mengetahui hal-hal pokok dalam mengumpulkan informasi dan dokumentasi ini, seperti mengumpulkan informasi yang telah dan sedang dilaksanakan, informasi yang relevan dengan pengambilan kebijakan, Informasi yang bersumber dari pejabat yang memiliki otoritas dan sebagainya. Disamping itu juga harus menjalin hubungan yang baik dan harmonis dengan unit kerja yang memiliki informasi, seperti dikatakan dalam Buku Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi Bagi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi pada Badan Publik yang diterbitkan oleh Kementerian Komunikasi dan Informasi RI “yang harus diperhatikan dan diketahui Badan Publik dalam mengumpulkan informasi adalah sebagai berikut: 1. Pengumpulan informasi merupakan kegiatan yang telah dilaksanakan(dapat dikaitkan dengan rencana strategis); 2. Informasi harus berkualitas dan relevan dalam pengambilan kebijakan dalam hal ini untuk kebutuhan pengelolaan dan layanan informasi; 3. Informasi yang dikumpulkan bersumber dari pejabat yang memiliki otoritas, dan dari arsip resmi yang tersedia pada badan publik; 4. Arsip resmi yang tersedia terdiri dari arsip statis dan dinamis yang merupakan arsip yang terkait dengan pelaksanaan tugas dan fungsi satuan kerja bersangkutan; 5. Tahapan pengumpulan informasi sebagai berikut:

a.       Mengenali tugas dan fungsi satuan kerja, dan menjalin kontak dengan unit kerja yang memiliki informasi,

b.      Menanyakan kegiatan yang dilaksanakan oleh tiap satuan kerja,

c.       Mengumpulkan informasi dan dokumentasi yang dihasilkan,

d.       Membuat daftar jenis-jenis informasi dan dokumentasi yang telah dikumpulkan”

B.     Pengelolaan informasi

Setelah informasi terkumpul, pekerjaan selanjutnya dalah pengelolaan informasi, dimana informasi harus didata dan diinventarisir dan digolongkan sesuai dengan jenisnya, informasi juga harus dipilah dari sumber mana informasi itu diperoleh, dan perlu juga dilakukan pendataan kembali jenis informasi tersebut sebagaimana Buku Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi Bagi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pada Badan Publik bahwa “stelah informasi terkumpul, tahap selanjutnya adalah melakukan pengolahan. Proses pengolahan informasi melalui tiga tahap yaitu: 1. Pendataan Informasi adalah proses menginventarisir informasi yang sudah diperoleh sebelum dilakukan pengkategorian atau seleksi informasi, 2. Seleksi informasi adalah memilih/menentukan informasi yang telah dikumpulkan dari setiap unit kerja setiap Badan Publik. Proses penyeleksian informasi dapat dilakukan berdasarkan kategori sumber informasi, jenis atau bentuk kemasan informasi yang dimiliki atau telah dikumpulkan dari satuan kerja. 3. Verifikasi dilakukan dengan cara memeriksa kembali jenis-jenis informasi dan dokumen yang sudah dikumpulkan dan didata yang diperoleh dari satuan kerja pada badan publik.”

Pada tahapan pengolahan informasi juga dilakukan penggolongan atau mengkategorikan informasi publik sebagaimana Buku Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi Bagi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pada Badan Publik “Dalam tahapan pengolahan informasi dilakukan juga pengkategorian informasi publik berdasarkan subyek informasi sesuai dengan tugas, fungsi dan kegiatan setiap satuan kerja. Kategori informasi yang berifat publik meliputi”

1)      Informasi Publik yang wajib disaediakan dan diumumkan secara berkala, meliputi:

a)    Informasi yang berkaitan dengan badan publik, yaitru informasi yang menyangkut keberadaan, kepengurusan, maksud dan tujuan, ruang lingkup kegiatan, dan informasi lainnya yang merupakan informasi publik yang sesuai dengan perundang-undangan.

b)   Informasi mengenai kegiatan dan kinerja badan publik terkait, meliputi kondisi badan publik yang bersangkutan yang meliputi hasil dan prestasi yang dicapai serta kemampuan kerjanya:

c)    Informasi mengenai laporan keuangan, dan atau

d)   Informasi lain yang diatur dalam peraturan perundang-undangan.

e)    Informasi yang lebih detail atas permintaan pemohon.

2)      Informasi publik yang wajib diumumkan secara serta merta, yaitu informasi yang dapat mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum, meliputi anatara lain:

a)    Informasi tentang bencana alam seperti kekeringan, kebakaran hutan, karena faktor alam, hama penyakit tanaman, epedemik, wabah, kejadian luar biasa, kejadian antariksa atau benda-benda angkasa.

b)   Informasi tentang keadaan bencana non alam seperti kegagalan industri atau teknologi, dampak industri,, ledakan nuklir, pencemaran lingkungan dan kegiatan keantariksaan.

c)    Bencana sosial seperti kerusuhan sosial, konflik sosial antar kelompok atau antar komunitas masyarakat dan teror, yang bisa menyebabkan kekacauan.

d)   Informasi tentang jenis, persebaran dan daerah yang menjadi sumber penyakit yang berpotensi menular.

e)    Informasi tentang racun pada bahan makanan yang dikonsumsi oleh masyarakat,

f)     Informasi tentang rencana gangguan terhadap utilitas publik.

3)      Informasi Publik yang wajib tersedia setiap saat pada badan publik sekurang-kurangnya terdiri atas:

a)    Daftar Informasi Publik;

b)   Informasi tentang peraturan, keputusan dan/atau kebijakan Badan Publik;

c)    Saluran informasi lengkap yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala;

d)   Informasi tentang organisasi, administrasi, kepegawaian dan keuangan;

e)    Surat-surat perjanjian dengan pihak ketiga berikut dokumen pendukungnya;

f)    Surat menyurat pimpinan atau pejabat Badan Publik dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsinya

g)   Syarat-syarat perizinan, izin yang diterbitkan dan/atau dikeluarkan berikut dokumen pendukungnya, dan laporan penataan izin yang diberikan; Data perbendaharaan atau inventaris; rencana strategis dan rencana kerja Badan Publik, agenda kerja pimpinan dan satuan kerja,

h)   Informasi mengenai kegiatan pelayanan Informasi Publik yang dilaksanakan, sarana dan prasarana layanan Informasi Publik yang dimiliki beserta kondisinya, sumber daya manusia yang menangani layanan Informasi Publik beserta kualifikasinya, anggaran layanan Informasi Publik beserta kualifikasinya serta laporan penggunaannya.

i)     Jumlah jenis dan gambaran umum pelanggaran yang ditemukan dalam pengawasan internal dan laporan dari masyarakat serta laporan penindakannya.

j)     Daftar hasil penelitian yang dilakukan dan Informasi Publik lain yang telah dinyatakan terbuka bagi masyarakat berdasarkan mekanisme keberatan dan/atau penyelesaian sengketa.

k)   Informasi tentang standar pengumuman informasi bagi Badan Publik yang memberikan izin dan/atau melakukan perjanjian kerja dengan pihak lain yang kegiatannya berpotensi mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum.

l)     Informasi dan kebijakan yang disampaikan pejabat publik dalam pertemuan yang terbuka untuk umum.

C.                 Penyimpanan/Pendokumentasian Informasi

Penyimpanan atau pendokumentasian informasi merupakan kegiatan yang sangat tidak dapat dipisahkan dalam pengelolaan Informasi, dimana pada tahap ini merupakan kegiatan pencatatan dan penyimpanan daripada semua data dan informasi yang diperoleh dari satuan kerja, dengan demikan informasi akan teratur dan memudahkan pula untuk pengelolaannya, sebagaimana dikatakan dalam Buku Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi Bagi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pada Badan Publik bahwa penyimpanan atau pendokumentasian informasi merupakan kegiatan penyimpanan data informasi, catatan dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh satuan kerja dilingkungan Badan Publik. Pendokumentasian informasi dimaksudkan untuk mengatur dan mengelola informasi publik guna memudahkan PPID dalam melayani permintaan informasi. Tahapan dalam penyimpanan/pendokumentasian informasi meliputi:

1)      Dekripsi ringkasan informasi, Setiap Badan Publik membuat ringkasan untuk masing-masing jenis informasi sesuai dengan Daftar Informasi Publik yang telah ditetapkan.

2)      Otensikasi Informasi, Dilakukan untuk menjamin keaslian informasi melalui validasi informasi oleh setiap Badan Publik.

3)      Pemberian kode informasi, dilakukan untuk mempermudah pencarian informasi yang dibutuhkan melalui metode pengkodean yang ditentukan oleh masing-masing Badan Publik. Pengkodean informasi meliputi: 91). Kode klasifikasi disusun dan ditentukan dengan menggunakan kombinasi huruf dan angka. (2). Kode huruf digunakan untuk memberi tanda pengenal kelompok tersier atau kegiatan.

4)      Penataan dan penyimpanan informasi, dilakukan agar dokumentasi dan informasi lebih sistematis dan mudah dalam pencarian, sebaiknya dibuat dalam softcopy dan hardcopy.

5)      Pengemasan ulang, pengemasan ulang bentuk data informasi publik menjadi data digital. Hal ini dilakukan dengan cara merubah informasi publik menjadi data digital untukmengefisiensikan daya tampung penyimpanan.

D.    Penyimpanan Informasi

1.         Prinsip Layanan Informasi

Untuk memberikan pelayanan yang baik kepada Publik/masyarakat dalam rangka pelayanan informasi harus diperhatikan prinsi-prinsip pelayan Informasi, seperti informasi yang diberikan harus dibawah kewenangannya, informasi harus akurat dan tidak direkayasa serta adanya pertimbangan-pertimbangansebagaimana ditegaskan dalam Buku Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi Bagi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi pada Badan Publik bahwa ”dalam memberikan pelayanan informasi publik, badan publik wajib memenuhi prinsip-prinsippelayanan informasi publik, antara lain:

a)        Menyediakan dan memberikan informasi publik yang berada dibawah kewenangannya kepada pemohon informasi publik, selain informasi yang dikecualikan.

b)        Menyediakan informasi publik yang akurat, benar dan tidak direkayasa.

c)        Membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi secara efisien dan efektif sehingga informasi publik dapat diakses dengan mudah, baik secara pasif (dapat langsung diakses melalui website) maupun aktif (meminta informasi langsung ke badan publik).

d)       Membuat pertimbangan secara tertulis dalam setiap kebijakan yang diambil dalam memenuhi hak setiap orang atas informasi publik.

e)        Pertimbangan tertulis juga dilakukan pada saat mendokumentasikan, mengklasifikasi informasi, memberi informasi yang diminta publik, dan menolak permintaan informasi.

f)         Pertimbangan tertulis setiap kebijakan yang diambil berdasarkan pada aspek politik, ekonomi, sosial, budaya, pertahanan dan/atau keamanan negara.

2.    Kelembagaan dan Sumber Daya Pelayanan

Pada Badan Publik, lembaga yang memberikan pelayan informasi publik biasanya menyatu dengan lembaga yang sudah ditugasi secara tugas pokok dan fungsinya, seperti di Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Barat adalah pada Biro Humas Setda Prov. Sumbar, sesuai dikatakan dalam Buku Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi Bagi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pada Badan Publik bahwa “ kelembagaan pelayanan informasi dapat diletakan pada fungsi komunikasi dan informasi Badan Publik yang sebelumnya sudah melakukan pelayanan informasi. Pada SKPD lain tergantung dimana ditugaskan untuk memberikan informasi publik ini. Sumber Daya untuk pelayanan ini amat penting sekali, sebab Sumber Daya Manusia yang dibutuhkan harus mempunyai kompetensi yang handal dalam bidangnya dan menguasai tentang Informasi Publik yang dibutuhkan, sebagaimana Buku Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi Pagi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pada Badan Publik“untuk melakukan pelayanan Informasi Publik, Sumber Daya Manusia yang diperlukan mencakup petugas informasi yang memiliki kompetensi untuk, mengumumkan secara aktif Informasi Publik secara berkala dan serta merta. Melayani pemohon informasi jika pemohon memerlukan informasi, memiliki pengetahuan bidang hukum dan mempunyai kemampuan dalam mengarsipkan serta menguasai teknologi informasi dan komunikasi”.

Dalam memberikan pelayan informasi juga dibutuhkan perlengkapan yang memadai, seperti ruangan yang cukup representatif, katalok daftar informasi yang baik, meja informasi untuk melayani pemohon informasi, peralatan pengadministrasian pemohon (formulir, buku agenda dan lain sebagainya), komputer (layanan internet), telephone/Fax, ATK dan lai-lainnya.

E.     Mekanisme Pelayanan Informasi

Pengelolaan Informasi Publik harus aktif menyediakan informasi, Badan Publik juga harus menyiapkan layanan permohonan informasi dan petugas meja informasi untuk melayani pemohon informasi, Adapun mekanisme pelayanan atas permintaan Informasi Publik tersebut antara lain adalah:

1.         Secara tertulis, pemohon mengajukan secara tertulis tentang informasi yang dibutuhkan dan pelayan menerima dan mengagendakan permohonan, mengisi formulir dengan mencantumkan identitas, kegunaan informasi yang diminta.

2.         Secara tidak tertulis, cukup meminta secara lisan saja tentang informasi yang dibutuhkan, dengan mengisi formulir sebagai tanda kunjungan.

3.         Menjawab dengan tertulis, informasi yang diperlukan pemohon boleh dijawab dengan tertulis oleh pemberi informasi selam 10 hari kerja, dan dapat diperpanjang 7 hari kerja apabila belum ditemukan informasinya, dan apabila informasi sudah ditemukan dapat diberikan dalam bentuk copian dan softcopy.

4.         Apabila informasi yang dibutuhkan ditolak oleh pengelola, pemohon informasi dapat mengajukan keberatan kepada pengelola informasi selama 30 hari kerja, apabila batas waktu yang ditentukan masih belum diperoleh informasinya, dan pemohon tidak puas maka dapat dilanjutkan ke Komisi Informasi Pusat.

5.         Pendokumentasian permintaan informasi publik dan pelaporan pelayanan permintaan Informasi Publik baik melalui media elektronik maupun non elektronik, tertulis maupun tidak tertulis wajib didokumentasikan.

2.       Macam-Macam Surat

a.       Surat Dinas

1)      Surat Tugas

2)      Surat Perjalanan Dinas

3)      Surat Keputusan

4)      Surat Kuasa

5)      Surat Undangan

b.       Surat Niaga

1)      Surat Perkenalan

2)      Surat Permintaan Penawaran

3)      Surat Penawaran

4)      Surat Pesanan

5)      Surat Pemberitahuan pengiriman barang

6)      Surat Pengaduan/Claim

7)      Surat Penagihan