MAKALAH MENGOLAH INFORMASI
ADMINITRASI PERKANTORAN
Tahun 2013/2014
Materi Ini
Dibuat Guna Memenuhi Tugas Kopetensi Mengolah Informasi Di SMK Muhammadiyah
Tahun Pelajaran 2013/2014
Disusun oleh :
Endang Wahyuningsih (06)
Noviana Fatma Dewi (21)
SMK MUHAMMADIYAH KOTA MAGELANG
Jalan Tidar 21 Kota Magelang
Jalan Tidar 21 Kota Magelang
2014
DAFTAR ISI
A.
Mengolah Informasi.............................................. 1
B.
Macam-Macam Surat............................................ 10
1.
Surat Dinas........................................................ 10
1)
Surat Tugas.................................................. 10
2)
Surat Perjalanan Dinas................................ 11
3)
Surat Keputusan.......................................... 12
4)
Surat Kuasa.................................................. 13
5)
Surat Undangan........................................... 14
2.
Surat Niaga....................................................... 15
1)
Surat Perkenalan.......................................... 16
2)
Surat Permintaan Penawaran...................... 17
3)
Surat Penawaran.......................................... 18
4)
Surat Pesanan............................................... 19
5)
Surat Pemberitahuan pengiriman barang.. 20
6)
Surat Pengaduan/Claim............................... 21
7)
Surat Penagihan........................................... 22
1.
Mengolah Informasi
A.
Pengumpulan
Informasi
Pengumpulan
informasi merupakan masalah yang sangat penting dalam pengelolaan informasi dan
dokumentasi, dimana informasi ini harus tersedia dalam bentuk fisiknya,
(salinan tertulis dan salinan elektronik) dari setiap satuan kerja. Ini sesuai
dengan Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010 tentang Pelayanan
Informasi Publik Pasal 7 ayat (2), PPID bertugas mengkoordinasikan pengumpulan
seluruh Informasi Publik secara fisik (dalam bentuksalinan elektronik dan
salinan tertulis) dari setiap unit/satuan kerja yang meliputi:
1.
Informasi yang wajib disaediakan dan
diumumkan secara berkala
2.
Informasi yang wajib diumumkan
secara sertamerta
3.
Informasi yang wajib tersedia setiap
saat.
Badan
Publik juga harus mengetahui hal-hal pokok dalam mengumpulkan informasi dan
dokumentasi ini, seperti mengumpulkan informasi yang telah dan sedang
dilaksanakan, informasi yang relevan dengan pengambilan kebijakan, Informasi
yang bersumber dari pejabat yang memiliki otoritas dan sebagainya. Disamping
itu juga harus menjalin hubungan yang baik dan harmonis dengan unit kerja yang
memiliki informasi, seperti dikatakan dalam Buku Pedoman Pengelolaan Informasi
dan Dokumentasi Bagi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi pada Badan
Publik yang diterbitkan oleh Kementerian Komunikasi dan Informasi RI “yang
harus diperhatikan dan diketahui Badan Publik dalam mengumpulkan informasi
adalah sebagai berikut: 1. Pengumpulan informasi merupakan kegiatan yang telah
dilaksanakan(dapat dikaitkan dengan rencana strategis); 2. Informasi harus
berkualitas dan relevan dalam pengambilan kebijakan dalam hal ini untuk
kebutuhan pengelolaan dan layanan informasi; 3. Informasi yang dikumpulkan
bersumber dari pejabat yang memiliki otoritas, dan dari arsip resmi yang
tersedia pada badan publik; 4. Arsip resmi yang tersedia terdiri dari arsip
statis dan dinamis yang merupakan arsip yang terkait dengan pelaksanaan tugas
dan fungsi satuan kerja bersangkutan; 5. Tahapan pengumpulan informasi sebagai
berikut:
a. Mengenali tugas dan fungsi satuan
kerja, dan menjalin kontak dengan unit kerja yang memiliki informasi,
b. Menanyakan kegiatan yang
dilaksanakan oleh tiap satuan kerja,
c. Mengumpulkan informasi dan
dokumentasi yang dihasilkan,
d. Membuat daftar jenis-jenis informasi dan
dokumentasi yang telah dikumpulkan”
B.
Pengelolaan
informasi
Setelah informasi terkumpul, pekerjaan selanjutnya dalah
pengelolaan informasi, dimana informasi harus didata dan diinventarisir dan
digolongkan sesuai dengan jenisnya, informasi juga harus dipilah dari sumber
mana informasi itu diperoleh, dan perlu juga dilakukan pendataan kembali jenis
informasi tersebut sebagaimana Buku Pedoman Pengelolaan Informasi dan
Dokumentasi Bagi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pada Badan Publik
bahwa “stelah informasi terkumpul, tahap selanjutnya adalah melakukan pengolahan.
Proses pengolahan informasi melalui tiga tahap yaitu: 1. Pendataan Informasi
adalah proses menginventarisir informasi yang sudah diperoleh sebelum dilakukan
pengkategorian atau seleksi informasi, 2. Seleksi informasi adalah
memilih/menentukan informasi yang telah dikumpulkan dari setiap unit kerja
setiap Badan Publik. Proses penyeleksian informasi dapat dilakukan berdasarkan
kategori sumber informasi, jenis atau bentuk kemasan informasi yang dimiliki
atau telah dikumpulkan dari satuan kerja. 3. Verifikasi dilakukan dengan cara
memeriksa kembali jenis-jenis informasi dan dokumen yang sudah dikumpulkan dan
didata yang diperoleh dari satuan kerja pada badan publik.”
Pada tahapan pengolahan informasi juga dilakukan
penggolongan atau mengkategorikan informasi publik sebagaimana Buku Pedoman
Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi Bagi Pejabat Pengelola Informasi dan
Dokumentasi Pada Badan Publik “Dalam tahapan pengolahan informasi dilakukan
juga pengkategorian informasi publik berdasarkan subyek informasi sesuai dengan
tugas, fungsi dan kegiatan setiap satuan kerja. Kategori informasi yang berifat
publik meliputi”
1)
Informasi Publik yang wajib
disaediakan dan diumumkan secara berkala, meliputi:
a)
Informasi yang berkaitan dengan
badan publik, yaitru informasi yang menyangkut keberadaan, kepengurusan, maksud
dan tujuan, ruang lingkup kegiatan, dan informasi lainnya yang merupakan
informasi publik yang sesuai dengan perundang-undangan.
b)
Informasi mengenai kegiatan dan
kinerja badan publik terkait, meliputi kondisi badan publik yang bersangkutan
yang meliputi hasil dan prestasi yang dicapai serta kemampuan kerjanya:
c)
Informasi mengenai laporan keuangan,
dan atau
d)
Informasi lain yang diatur dalam
peraturan perundang-undangan.
e)
Informasi yang lebih detail atas
permintaan pemohon.
2)
Informasi publik yang wajib
diumumkan secara serta merta, yaitu informasi yang dapat mengancam hajat hidup
orang banyak dan ketertiban umum, meliputi anatara lain:
a)
Informasi tentang bencana alam
seperti kekeringan, kebakaran hutan, karena faktor alam, hama penyakit tanaman,
epedemik, wabah, kejadian luar biasa, kejadian antariksa atau benda-benda
angkasa.
b)
Informasi tentang keadaan bencana
non alam seperti kegagalan industri atau teknologi, dampak industri,, ledakan
nuklir, pencemaran lingkungan dan kegiatan keantariksaan.
c)
Bencana sosial seperti kerusuhan
sosial, konflik sosial antar kelompok atau antar komunitas masyarakat dan
teror, yang bisa menyebabkan kekacauan.
d)
Informasi tentang jenis, persebaran
dan daerah yang menjadi sumber penyakit yang berpotensi menular.
e)
Informasi tentang racun pada bahan
makanan yang dikonsumsi oleh masyarakat,
f)
Informasi tentang rencana gangguan
terhadap utilitas publik.
3)
Informasi Publik yang wajib tersedia
setiap saat pada badan publik sekurang-kurangnya terdiri atas:
a)
Daftar Informasi Publik;
b)
Informasi tentang peraturan,
keputusan dan/atau kebijakan Badan Publik;
c)
Saluran informasi lengkap yang wajib
disediakan dan diumumkan secara berkala;
d)
Informasi tentang organisasi,
administrasi, kepegawaian dan keuangan;
e)
Surat-surat perjanjian dengan pihak
ketiga berikut dokumen pendukungnya;
f)
Surat menyurat pimpinan atau pejabat
Badan Publik dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsinya
g)
Syarat-syarat perizinan, izin yang
diterbitkan dan/atau dikeluarkan berikut dokumen pendukungnya, dan laporan
penataan izin yang diberikan; Data perbendaharaan atau inventaris; rencana
strategis dan rencana kerja Badan Publik, agenda kerja pimpinan dan satuan
kerja,
h)
Informasi mengenai kegiatan
pelayanan Informasi Publik yang dilaksanakan, sarana dan prasarana layanan
Informasi Publik yang dimiliki beserta kondisinya, sumber daya manusia yang
menangani layanan Informasi Publik beserta kualifikasinya, anggaran layanan
Informasi Publik beserta kualifikasinya serta laporan penggunaannya.
i)
Jumlah jenis dan gambaran umum
pelanggaran yang ditemukan dalam pengawasan internal dan laporan dari
masyarakat serta laporan penindakannya.
j)
Daftar hasil penelitian yang
dilakukan dan Informasi Publik lain yang telah dinyatakan terbuka bagi
masyarakat berdasarkan mekanisme keberatan dan/atau penyelesaian sengketa.
k)
Informasi tentang standar pengumuman
informasi bagi Badan Publik yang memberikan izin dan/atau melakukan perjanjian
kerja dengan pihak lain yang kegiatannya berpotensi mengancam hajat hidup orang
banyak dan ketertiban umum.
l)
Informasi dan kebijakan yang
disampaikan pejabat publik dalam pertemuan yang terbuka untuk umum.
C.
Penyimpanan/Pendokumentasian
Informasi
Penyimpanan
atau pendokumentasian informasi merupakan kegiatan yang sangat tidak dapat
dipisahkan dalam pengelolaan Informasi, dimana pada tahap ini merupakan
kegiatan pencatatan dan penyimpanan daripada semua data dan informasi yang
diperoleh dari satuan kerja, dengan demikan informasi akan teratur dan
memudahkan pula untuk pengelolaannya, sebagaimana dikatakan dalam Buku Pedoman
Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi Bagi Pejabat Pengelola Informasi dan
Dokumentasi Pada Badan Publik bahwa penyimpanan atau pendokumentasian informasi
merupakan kegiatan penyimpanan data informasi, catatan dan/atau keterangan yang
dibuat dan/atau diterima oleh satuan kerja dilingkungan Badan Publik.
Pendokumentasian informasi dimaksudkan untuk mengatur dan mengelola informasi publik
guna memudahkan PPID dalam melayani permintaan informasi. Tahapan dalam
penyimpanan/pendokumentasian informasi meliputi:
1)
Dekripsi ringkasan informasi, Setiap
Badan Publik membuat ringkasan untuk masing-masing jenis informasi sesuai
dengan Daftar Informasi Publik yang telah ditetapkan.
2)
Otensikasi Informasi, Dilakukan
untuk menjamin keaslian informasi melalui validasi informasi oleh setiap Badan
Publik.
3)
Pemberian kode informasi, dilakukan
untuk mempermudah pencarian informasi yang dibutuhkan melalui metode pengkodean
yang ditentukan oleh masing-masing Badan Publik. Pengkodean informasi meliputi:
91). Kode klasifikasi disusun dan ditentukan dengan menggunakan kombinasi huruf
dan angka. (2). Kode huruf digunakan untuk memberi tanda pengenal kelompok tersier
atau kegiatan.
4)
Penataan dan penyimpanan informasi,
dilakukan agar dokumentasi dan informasi lebih sistematis dan mudah dalam
pencarian, sebaiknya dibuat dalam softcopy dan hardcopy.
5)
Pengemasan ulang, pengemasan ulang
bentuk data informasi publik menjadi data digital. Hal ini dilakukan dengan
cara merubah informasi publik menjadi data digital untukmengefisiensikan daya
tampung penyimpanan.
D.
Penyimpanan
Informasi
1.
Prinsip
Layanan Informasi
Untuk
memberikan pelayanan yang baik kepada Publik/masyarakat dalam rangka pelayanan
informasi harus diperhatikan prinsi-prinsip pelayan Informasi, seperti
informasi yang diberikan harus dibawah kewenangannya, informasi harus akurat
dan tidak direkayasa serta adanya pertimbangan-pertimbangansebagaimana
ditegaskan dalam Buku Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi Bagi
Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi pada Badan Publik bahwa ”dalam
memberikan pelayanan informasi publik, badan publik wajib memenuhi
prinsip-prinsippelayanan informasi publik, antara lain:
a)
Menyediakan dan memberikan informasi
publik yang berada dibawah kewenangannya kepada pemohon informasi publik,
selain informasi yang dikecualikan.
b)
Menyediakan informasi publik yang
akurat, benar dan tidak direkayasa.
c)
Membangun dan mengembangkan sistem
informasi dan dokumentasi secara efisien dan efektif sehingga informasi publik
dapat diakses dengan mudah, baik secara pasif (dapat langsung diakses melalui
website) maupun aktif (meminta informasi langsung ke badan publik).
d)
Membuat pertimbangan secara tertulis
dalam setiap kebijakan yang diambil dalam memenuhi hak setiap orang atas
informasi publik.
e)
Pertimbangan tertulis juga dilakukan
pada saat mendokumentasikan, mengklasifikasi informasi, memberi informasi yang
diminta publik, dan menolak permintaan informasi.
f)
Pertimbangan tertulis setiap
kebijakan yang diambil berdasarkan pada aspek politik, ekonomi, sosial, budaya,
pertahanan dan/atau keamanan negara.
2. Kelembagaan dan Sumber Daya
Pelayanan
Pada Badan
Publik, lembaga yang memberikan pelayan informasi publik biasanya menyatu
dengan lembaga yang sudah ditugasi secara tugas pokok dan fungsinya, seperti di
Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Barat adalah pada Biro Humas Setda Prov.
Sumbar, sesuai dikatakan dalam Buku Pedoman Pengelolaan Informasi dan
Dokumentasi Bagi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pada Badan Publik
bahwa “ kelembagaan pelayanan informasi dapat diletakan pada fungsi komunikasi
dan informasi Badan Publik yang sebelumnya sudah melakukan pelayanan informasi.
Pada SKPD lain tergantung dimana ditugaskan untuk memberikan informasi publik
ini. Sumber Daya untuk pelayanan ini amat penting sekali, sebab Sumber Daya
Manusia yang dibutuhkan harus mempunyai kompetensi yang handal dalam bidangnya
dan menguasai tentang Informasi Publik yang dibutuhkan, sebagaimana Buku
Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi Pagi Pejabat Pengelola Informasi
dan Dokumentasi Pada Badan Publik“untuk melakukan pelayanan Informasi Publik,
Sumber Daya Manusia yang diperlukan mencakup petugas informasi yang memiliki
kompetensi untuk, mengumumkan secara aktif Informasi Publik secara berkala dan
serta merta. Melayani pemohon informasi jika pemohon memerlukan informasi,
memiliki pengetahuan bidang hukum dan mempunyai kemampuan dalam mengarsipkan
serta menguasai teknologi informasi dan komunikasi”.
Dalam
memberikan pelayan informasi juga dibutuhkan perlengkapan yang memadai, seperti
ruangan yang cukup representatif, katalok daftar informasi yang baik, meja informasi
untuk melayani pemohon informasi, peralatan pengadministrasian pemohon
(formulir, buku agenda dan lain sebagainya), komputer (layanan internet),
telephone/Fax, ATK dan lai-lainnya.
E.
Mekanisme
Pelayanan Informasi
Pengelolaan
Informasi Publik harus aktif menyediakan informasi, Badan Publik juga harus
menyiapkan layanan permohonan informasi dan petugas meja informasi untuk
melayani pemohon informasi, Adapun mekanisme pelayanan atas permintaan
Informasi Publik tersebut antara lain adalah:
1.
Secara tertulis, pemohon mengajukan
secara tertulis tentang informasi yang dibutuhkan dan pelayan menerima dan
mengagendakan permohonan, mengisi formulir dengan mencantumkan identitas,
kegunaan informasi yang diminta.
2.
Secara tidak tertulis, cukup meminta
secara lisan saja tentang informasi yang dibutuhkan, dengan mengisi formulir
sebagai tanda kunjungan.
3.
Menjawab dengan tertulis, informasi
yang diperlukan pemohon boleh dijawab dengan tertulis oleh pemberi informasi
selam 10 hari kerja, dan dapat diperpanjang 7 hari kerja apabila belum
ditemukan informasinya, dan apabila informasi sudah ditemukan dapat diberikan
dalam bentuk copian dan softcopy.
4.
Apabila informasi yang dibutuhkan
ditolak oleh pengelola, pemohon informasi dapat mengajukan keberatan kepada
pengelola informasi selama 30 hari kerja, apabila batas waktu yang ditentukan
masih belum diperoleh informasinya, dan pemohon tidak puas maka dapat
dilanjutkan ke Komisi Informasi Pusat.
5.
Pendokumentasian permintaan
informasi publik dan pelaporan pelayanan permintaan Informasi Publik baik
melalui media elektronik maupun non elektronik, tertulis maupun tidak tertulis
wajib didokumentasikan.
2.
Macam-Macam Surat
a.
Surat Dinas
1)
Surat Tugas
2)
Surat Perjalanan Dinas
3)
Surat Keputusan
4)
Surat Kuasa
5)
Surat Undangan
b.
Surat Niaga
1)
Surat Perkenalan
2)
Surat Permintaan Penawaran
3)
Surat Penawaran
4)
Surat Pesanan
5)
Surat Pemberitahuan pengiriman barang
6)
Surat Pengaduan/Claim
7)
Surat Penagihan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar